Pepusda Kepahiang: Pengelolaan Arsip Elektronik Menjadi keharusan

KEPAHIANG RK - Pesatnya pembangunan, juga menyebabkan volume arsip semakin banyak. Oleh karena itu harus diimbagi pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis, yang mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat. Demikian disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd.

Bahkan dikatakannya, diperlukan regulasi yang tepat, yakni jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. "Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan temu balik arsip, maka perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Namun. kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip," jelas Muktar.

Kemudian, dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, tetapi keharusan. Hanya saja, dikatakan Muktar, untuk sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan saat ini.

BACA JUGA:Kemenag Kepahiang Maksimalkan Penggunaan SIMKAH

"Kemudian dalam mengelola arsip pula, keamanan gudang penyimpanan harus menjadi faktor penting, perlu dilakukan pengecekan secara berkala. Jadi solusi praktis ialah pengelolaan arsip elektronik. Namun ini harus direncanakan dengan matang," terang Muktar.

Lanjut Muktar menjelaskan, Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsiapan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya. Selanjutnya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.