Dinas Perpustakaan Kepahiang Menilai Perlu Regulasi Jadwal Retensi Arsip

Radarkepahiang.bacakoran.co - Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd mengatakan jika Kabupaten Kepahiang memerlukan regulasi yang mengatur terkait jadwal retensi arsip. Mengingat usia daerah yang cukup lama, sudah banyak arsip-arsip berupa dokumen yang menumpuk di gudang-gudang Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

"Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan temu balik arsip, maka perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Akan tetapi kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip," jelas Muktar.

Kemudian dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, tapi keharusan. Hanya saja, dikatakan Muktar, untuk sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan saat ini.

"Selanjutnya dalam mengelola arsip pula, keamanan gudang penyimpangan arsip harus menjadi faktor penting, perlu dilakukan pengecekan secara berkala. Sebenarnya solusi praktis ialah pengelolaan arsip elektronik, tapi harus direncanakan dengan matang, sehingga belum masuk dalam usulan pembahasan Raperda tahun ini," ujar Muktar.

BACA JUGA:Dinas Perpusda Kepahiang Rancang Arsip Dikelola Secara Digital

Dia menjelaskan, arsip merupakan informasi yang terekam dalam setiap pelaksanaan kegiatan di Perangkat Daerah/Unit Kerja.

Arsip tercipta seiring dengan berjalannya pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan di suatu Perangkat Daerah/Unit Kerja, maka semakin banyak  arsip yang tercipta.

Semakin besar struktur, tugas dan fungsi perangkat daerah atau unit kerja maka semakin tinggi tingkat pertumbuhan arsip yang tercipta. 

"Tingkat pertumbuhan arsip yang tinggi harus diimbangi dengan penerapan sistem pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Di mana pengelolaanya dilakukan mulai dari penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan arsip," jelas Muktar.

Lebih Llanjut Muktar memaparkan, volume pertumbuhan arsip yang tinggi akan membutuhkan ruang penyimpanan arsip yang luas, sarana atau peralatan yang dibutuhkan, baik sarana pengendalian maupun sarana penyimpanan dan sumber daya manusia pengelola arsip yang lebih banyak, serta biaya pengeloaan arsip yang besar. 

Dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen kearsipan, maka setiap pencipta arsip wajib melaksanakan program penyusutan yang merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip setelah penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. 

"Dalam rangka melaksanakan program dimaksud, maka pemerintah daerah wajib menyusun JRA (Jadwal Retensi Arsip) sebagai pedoman penyusutan. Dengan memiliki JRA maka Pencipta Arsip dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar," pungkasnya.

BACA JUGA:Tingkatkan Efektifitas dan Efisiensi Penyelenggaraan Kearsipan, DPK Provinsi Bengkulu Rutin Musnahkan In Aktif

Untuk diketahui, dalam UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah suatu daftar sekurang-kurangnya berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanekan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.