Dinas Perpusda Kepahiang Rancang Arsip Dikelola Secara Digital

Radarkepahiang.bacokoran.co - Pesatnya pembangunan, juga menyebabkan volume arsip semakin banyak. Oleh karena itu harus diimbagi pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis, yang mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat. Hal ini diutarakan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd.

Menurutnya, untuk menerapkan program ini diperlukan regulasi yang tepat, termasuk jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Untuk itu Dinas Perpusda Kepahiang Provinsi Bengkulu mengajak Organisasi Perangkat Daerah (OPD) besinergi, guna merancang pengelolaan arsip secara digital nantinya.

"Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip serta kemudahan temu balik arsip, maka perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Akan tetapi kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip," jelas Muktar, Minggu 18 Februari 2024.

Kemudian, dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, tapi sudah keharusan. Hanya saja, dikatakan Muktar, untuk sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan saat ini.

BACA JUGA:Wisata Tebing Wetan, Wadah Promosi Pelaku UMKM

"Kemudian dalam mengelola arsip pula, keamanan gudang penyimpangan arsip harus menjadi faktor penting, ya perlu dilakukan pengecekan secara berkala. Sebenarnya solusi praktis adalah pengelolaan arsip elektronik tapi harus direncanakan dengan matang. Ya makanya belum masuk dalam usulan pembahasan Raperda tahun ini," papar Muktar.

Muktar menjelaskan, Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsiapan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara dan hak- hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. 

"Penjelasan PP Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip meliputi tiga pengertian, yakni kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan. Selanjutnya, tersedianya gedung atau ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen dan organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen," terang Muktar.

Masih dengan Muktar, dia kembali menjelaskan jika mengacu pada pengertian arsip di atas, maka segala sesuatu yang dihasilkan oleh sebuah lembaga yang berbentuk naskah, baik itu lantaran dibuat oleh lebaga karena harus menjalankan tugas dan fungsi sebagai sebuah lembaga ataupun diterima karena harus berhubungan dengan lembaga yang lain, maka semua itu dapat disebut dengan arsip.

BACA JUGA:Pepusda Kepahiang: Pengelolaan Arsip Elektronik Menjadi keharusan 

Arsip berarti juga sesuatu yang tanpa mempedulikan jaman serta bentuknya, di antara segala informasi yang dicatat oleh manusia, informasi yang memiliki nilai sejarah atau budaya dan dipandang perlu disimpan sebagai data sejarah atau sekadar perlu untuk disimpan. Pengertian ini merupakan pengertian arsip secara umum yang tidak memperdulikan lagi bentuk arsip secara fisik misalnya arsip dalam bentuk kertas, warkat, benda-benda purbakala dan sebagainya dan juga waktu dibuatnya.

"Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan arsip harus untuk diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori kolektif bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pada masa kini atau mendatang," pungkasnya.