Mewujudkan Tertib Arsip di OPD, Dinas Perpusda Kepahiang Akan Lakukan Pendampingan Tata Kelola Arsip

Radarkoran.com - Untuk mendukung terlaksananya pengelolaan arsip yang baik, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kepahiang Provinsi Bengkulu akan melaksanakan pendampingan dan pembinaan tata kelola kearsipan di sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Ini diungkapkan Kadis Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd.

Menurutnya, upaya tersebut dilakukan agar para pegawai mampu mengelola arsip dengan norma, standar, prosedur serta kaidah kearsipan sebagaimana yang tercantum pada Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan beserta peraturan pelaksanaannya.

"Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan manfaat besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah, dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, autentik, dan terpercaya pada setiap OPD akan memberi dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi," jelas Muktar.

Lanjut dia menjelaskan, pesatnya pembangunan dapat menyebabkan volume arsip semakin banyak. Oleh karena itu harus diimbagi pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis, yang mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat.

BACA JUGA:Tertib Arsip Lewat Aplikasi Srikandi

"Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan temu balik arsip, maka perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Akan tetapi kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip," terang Muktar.

Kemudian, dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, melaikan keharusan. Hanya saja, dikatakan Muktar, untuk sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan saat ini.

"Kemudian dalam mengelola arsip pula, keamanan gudang penyimpangan arsip harus menjadi faktor penting, perlu dilakukan pengecekan secara berkala. Sebenarnya solusi praktis yakni pengelolaan arsip elektronik, tapi ini harus direncanakan secara matang, makanya belum masuk pada usulan pembahasan Raperda tahun ini," ujar Muktar.

BACA JUGA:Dinas Perpusda Kepahiang Dorong OPD Tertib Arsip

Muktar menambahkan, Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan penyelenggaraan kearsiapan ini bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara, serta hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset maupun meningkatkan kualitas pelayanan publik.