Kabupaten Kepahiang Belum Miliki Regulasi Retensi Arsip

KEPAHIANG RK - Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd mengatakan, hingga sejauh ini penataan arsip di tingkat Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kabupaten Kepahiang Provinsi Bengkulu belumlah sepenuhnya maksimal. 

Muktar menuturkan, semakin besar struktur, tugas dan fungsi perangkat daerah atau unit kerja maka semakin tinggi pula tingkat pertumbuhan arsip yang tercipta. Tingkat pertumbuhan arsip yang tinggi harus juga diimbangi dengan penerapan sistem pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai dengan kaidah kearsipan. 

Di mana pengelolaannya dilakukan mulai dari penciptaan arsip, penggunaan serta pemeliharaan sampai dengan penyusutan arsip.

Volume pertumbuhan arsip yang tinggi akan membutuhkan ruang penyimpanan arsip yang luas, sarana pengendalian maupun sarana penyimpanan serta SDM pengelola arsip yang lebih banyak, hingga biaya pengelolaan arsip yang besar.

BACA JUGA:Dinas Perpusda Dorong Pemerintah Desa Kembangkan Perpustakaan Desa

"Kita mengajak OPD-OPD untuk tidak sembarang menyimpan arsip-arsip penting. Ya karena ada ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur pengelolaan arsip. Idealnya sesuai ketentuan karena banyaknya arsip yang menumpuk, wajib diretensi. Namun daerah kita belum ada regulasi itu," ujarnya. 

Menurut Muktar, dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen kearsipan maka setiap pencipta arsip wajib melaksanakan program penyusutan yang merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip, setelah penciptaan, penggunaan serta pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam UU Nomor 43/2009 tentang kearsipan.

"Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip itu, maka harus ada regulasi yang tepat sesuai peraturan perundang-undangan. Ya Pemkab wajib menyusun jadwal retensi arsip sebagai pedoman. Regulasinya berupa Peraturan Daerah yang sekarang sudah kami dirancang. Dengan JRA maka pencipta arsip dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah dan lancar. Regulasi ini sudah kita usulkan pada Promperda 2024," jelas Muktar.

BACA JUGA:Perpusda Kepahiang Upaya Tingkatkan Literasi Lewat Keberadaan Pocadi

Untuk diketahui, Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan untuk pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.