Kepahiang Belum Miliki Regulasi tentang Jadwal Retensi Arsip

Radarkoran.com - Pesatnya pembangunan, juga menyebabkan volume arsip semakin banyak. Oleh karena itu harus diimbagi dengan pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis, yang mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat. Demikian disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd.

Menurutnya, diperlukan regulasi yang tepat, yakni Jadwal Retensi Arsip atau JRA dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Namun hingga saat ini Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Kepahiang belum memiliki regulasi yang mengatur tentang jadwal retensi arsip tersebut.

"Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan temu balik arsip, maka perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Akan tetapi kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip, sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip," jelas Muktar.

Kemudian dengan tingginya volume dokumen, lanjut Muktar menjelaskan, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, tapi keharusan. Hanya saja dikatakan Muktar, untuk sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan yang ada saat ini.

BACA JUGA:Kabupaten Kepahiang Belum Miliki Regulasi Retensi Arsip

"Kemudian dalam mengelola arsip pula, keamanan gudang penyimpanan arsip harus menjadi faktor penting, perlu dilakukan pengecekan secara berkala. Sebenarnya solusi praktis ialah pengelolaan arsip elektronik, tapi ini harus direncanakan dengan matang, sehingga belum masuk dalam usulan pembahasan Raperda tahun ini," ujar Muktar.

Untuk diketahui, Jadwal Retensi Arsip atau JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,  (**)