Dinas Perpusda Kepahiang Ingatkan OPD soal Peranan Penting Arsip

Radarkoran.com - Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd mengatakan, dokumen arsip memiliki peran yang sangat penting dalam kelangsungan suatu Organisasi pemerintah daerah atau OPD. Karena arsip merupakan pertanggung jawaban menajemen, serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. 

Dia menjelaskan, arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi OPD apabila dikelola dengan tertib dan teratur. Sebaliknya, kalau arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya ditambah dengan sistem tata arsip yang tidak menentu dapat mengakibatkan ruangan terasa sempit, tidak nyaman, dan menimbulkan pengaruh negatif terhadap pelaksanaan tugas, serta fungsi organisasi. 

"Permasalahan dalam kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian organisasi pemerintah. Karena banyak orang masih beranggapan jika arsip merupakan sampah yang tidak ada nilainya. Hal itu dikarenakan, belum sepenuhnya memahami arti penting dan manfaat arsip bagi organisasi. Sehingga, arsip selama ini masih dianggap rendahan," kata Muktar, Sabtu 18 Mei 2024.

Dia juga menyampaikan, pesatnya pembangunan juga menyebabkan volume arsip semakin banyak. Oleh karena itulah, harus diimbagi pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis, yang mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat. Bahkan menurutnya, diperlukan regulasi yang tepat. Meliputi, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.

"Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan temu balik arsip, perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Tapi kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip, sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip," jelas Muktar.

BACA JUGA:Dinas Perpusda Kepahiang Dorong OPD Tertib Arsip

Kemudian, dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, tapi sudah keharusan. Hanya saja, dikatakan Muktar, untuk sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan saat ini.

"Kemudian, dalam mengelola arsip pula, keamanan gudang penyimpangan arsip harus menjadi faktor penting. Perlu dilakukan pengecekan berkala. Jadi, ada solusi praktis yakni pengelolaan arsip elektronik. Tetapi harus direncanakan dengan matang. Makanya belum masuk usulan pembahasan Raperda tahun ini," ujar Muktar.

Muktar melanjutkan, Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsiapan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, dan juga meningkatkan kualitas pelayanan publik.